Od 1 lipca 2026 r. kończy się „szara strefa” dla busów do 3,5 t w transporcie międzynarodowym i zaczyna pełna odpowiedzialność. Tachograf to już nie opcja, tylko obowiązek, a wraz z nim wchodzą konkretne wymogi: regularne odczyty danych, ich archiwizacja i rzetelne rozliczanie czasu pracy kierowców. Brzmi technicznie? W praktyce oznacza to bardzo realne ryzyko finansowe – od setek złotych za pojedyncze zaniedbanie, aż po kary liczone w dziesiątkach tysięcy złotych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia, za co najczęściej karzą kontrole i jak przygotować firmę, żeby nie zapłacić ani złotówki więcej, niż trzeba.

Od 1 lipca 2026 r. część przewoźników wykonujących przewozy pojazdami o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t wchodzi w świat „pełnej” kontroli czasu jazdy i odpoczynków, a tachograf staje się obowiązkowy w lekkich pojazdach używanych w przewozach międzynarodowych. To oznacza nie tylko montaż urządzenia, ale też regularne zgrywanie danych, archiwizację i rozliczanie czasu pracy. A za zaniedbania grożą konkretne kary.

Odczyty tachografu i kart kierowców – obowiązujące terminy

Maksymalne terminy na pobieranie danych, które najczęściej wychodzą w kontrolach:

  • dane z pamięci masowej tachografu: max co 90 dni,
  • dane z karty kierowcy: max co 28 dni aktywności.

Kary dla firmy za brak pobierania danych z tachografu i karty kierowcy to już klasyka. Jeśli kontrola wykryje brak terminowego pobrania danych, to musisz się liczyć z następującymi konsekwencjami:

  • 500 zł – za każdego kierowcę, jeśli naruszysz obowiązek terminowego pobrania danych z karty kierowcy,
  • 500 zł – za każdy pojazd, jeśli naruszysz obowiązek terminowego pobrania danych z tachografu.

W praktyce kumuluje się to szybko i tak na przykład przy 8 kierowcach i 6 busach można otrzymać aż 7000 zł kary za sam brak pobierania plików DDD.

Kolejnym punktem kontrolnym jest brak archiwizacji i brak danych do okazania — to znowu 500 zł za każdy dzień (w odniesieniu do każdego kierowcy), jeśli nie przechowujesz danych co najmniej przez rok i podczas kontroli nie udostępnisz pobranych danych.

Ale to nie koniec listy. Jeśli masz nieprawidłowości w rozliczaniu i ewidencji czasu pracy kierowców, możesz liczyć się ze znacznie poważniejszymi konsekwencjami. Mamy tu do czynienia z dwoma równoległymi ryzykami: transportowym (taryfikator administracyjny) i pracowniczym (kontrole Państwowej Inspekcji Pracy).

Administracyjne kary transportowe

  • 1000 zł za każdego kierowcę – za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców,
  • 8000 zł – za fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowę udostępnienia jej kontrolerom.

To są pozycje, które wpadają nie tylko wtedy, gdy „nie ma papierów”, ale też gdy dokumentacja jest prowadzona tak, że nie da się jej obronić, bo są w niej np. braki lub sprzeczności z danymi z tachografu.

Kary pracownicze (PIP)

Jeśli zatrudniasz kierowców, to brak ewidencji czasu pracy i naruszenia przepisów o czasie pracy mogą być potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika z grzywną do 30 000 zł.

Co najczęściej jest kontrolowane?

  • dane z tachografu i karty,
  • ewidencja czasu pracy (Twoje rozliczenia),
  • wypłaty, dodatki, nadgodziny i dyżury.

Jeżeli dane są pobierane za rzadko, archiwum jest dziurawe, a rozliczenia nie są spójne z zapisami tachografu — wtedy kary mogą zostać naliczone pakietowo.

Co zrobić żeby nie płacić kar?

Poniżej prezentujemy pomocną mini-checklistę:

  • Przeszkol kierowców z obsługi tachografu i „ręcznych wpisów” — wiele naruszeń wynika z prostych błędów w rejestrowaniu aktywności.
  • Ustal w firmie stały harmonogram pobierania plików DDD: karta (≤28 dni aktywności), tachograf (≤90 dni aktywności).
  • Rób kopie zapasowe i trzymaj porządek w archiwum, żeby w razie kontroli dało się natychmiast udostępnić pliki.
  • Prowadź ewidencję czasu pracy tak, by dało się ją obronić danymi z tachografu, a rozliczanie czasu pracy najlepiej przekaż specjalistom z wieloletnim doświadczeniem, którzy zadbają o każdy szczegół związany z rozliczaniem i zatrudnieniem kierowców.

Działanie tych rozwiązań można sprawdzić w praktyce, kontaktując się z ekspertami z web-sat, którzy czuwali nad merytorycznością niniejszej publikacji oraz stworzyli rozwiązania do rozliczania czasu pracy kierowców szerzej opisane w serwisie tachografynabusy.pl.

Materiał Promocyjny