Kiedy zarządca działa niezgodnie z interesem wspólnoty? Czy Wasz pieniądze trafiają na właściwe cele? Zarządca nie chce udostępnić Wam dokumentów? Oto lista 10 grzechów głównych nieuczciwych zarządców przygotowana przez Wielkopolską Grupę Zarządców Nieruchomości. Warto zapoznać się z wszystkimi punktami, tak aby mieć świadomość swoich praw i obowiązków.

Defraudacja pieniędzy wspólnotowych lub brak kontroli nad finansami

W zależności czy mamy do czynienia ze świadomymi czy nieświadomymi błędami w księgowości, mamy do czynienia albo z pojęciem defraudacji albo z brakiem kontroli. Niekiedy zarządca świadomie przelewa na własne konto pieniądze, które faktycznie powinny być przelane na konta kontrahentów – np. dostawców wody, energii, jednocześnie czyniąc ze wspólnoty dłużnika. Czasem jednak wycieki z konta wspólnoty są po prostu efektem pomyłek, bałaganu – najczęściej występuje to wtedy, gdy zarządca nie dysponuje odpowiednim oprogramowaniem lub/i kadrą relatywną do ilości zarządzanych wspólnot(np. opłacanie faktur z innych wspólnot, księgowość wspólnot jest prowadzona w sposób niezrozumiały dla członków, nie wywiązuje się z ustawowych obowiązków, nie stosuje się do podejmowanych uchwał itp.)

Działania niezgodne z interesem wspólnoty w celu uzyskania dodatkowych profitów przez zarządcę.

Oszustwa i łapówkarstwo przy zleceniach remontowych, inwestycyjnych i przy zawieraniu umów z firmami zewnętrznymi (sprzątanie, ochrona, itp.), zawyżone faktury na usługi, wykorzystywanie materiałów remontowych i ekip, za które płaci wspólnota, do prywatnych remontów zarządcy – to tylko niektóre z przykładów takiego działania.

Nieudostępnianie dokumentów, do których właściciele wspólnot powinni mieć swobodny dostęp lub utrudnianie do ich dotarcia. Brak rozliczenia się z dokumentów po zakończonej umowie o zarządzanie.

Art. 29 ust. 3 Ustawy o własności lokali przyznaje każdemu właścicielowi lokalu prawo kontroli zarządu. Generalnie przyjmuje się, że przepis ten rodzi obowiązek udostępnienia przez zarząd/ zarządcę dokumentacji dotyczącej wspólnoty mieszkaniowej. Jeśli żądanie okazania danych dokumentów uzasadnia cel udostępnienia (np. kontrola finansów, kontrola sald itp.) to takie dokumenty powinny być wydane, nawet te, w których są ujawnione dane osobowe. Niestety niektórzy zarządcy (szczególnie ci, którzy mają coś do ukrycia), nie udostępniają dokumentów lub każą czekać na nie miesiącami.

Problematyczną kwestią dla wspólnoty, która rezygnuje z usług zarządcy, jest czasami brak zdania przez niego dokumentacji. Brak danych na temat sald poszczególnych właścicieli utrudnia bowiem windykację kolejnemu zarządcy, który powinien wiedzieć jakie są stany na poszczególnych kontach. Brak dokumentów to także niewiedza o stanie należności i zobowiązań wspólnoty wobec podmiotów zewnętrznych. W takich sytuacjach pozostaje oszacowanie odtworzenia dokumentacji i sprawa w sądzie przeciwko nieuczciwemu zarządcy o wydanie dokumentacji.

Brak lub utrudniona komunikacja z zarządcą lub administratorem

Na wspólnocie mają miejsce różne awaryjne sytuacje wymagające szybkiej interwencji: cieknący dach, awaria zaworu, zacięcie zamka, awaria domofonu, itp.Kontakt do zarządcy/administratora jest wtedy nieoceniony, pozwala na szybką eliminację problemu.

Uczciwy zarządca powinien wykazywać wolę konstruktywnej i rzetelnej współpracy z wszystkimi członkami wspólnoty, dlatego telefon do zarządcy lub biura administracji powinien być udostępniony i odbierany. Niektóre firmy zarządzające mają telefony awaryjne 24h – pogotowie techniczne i pogotowie administracyjne dla zabezpieczenia kontaktu z właścicielami w nagłej potrzebie.

Samowola w podejmowaniu decyzji lub brak działania.

Podejmowanie działań, które wykraczają poza zwykły zarząd, bez głosowania uchwały lub zaniechanie działań, które powinny być przeprowadzone zgodnie z umową o zarządzanie czy dobrą praktyką działań zarządu czy zarządcy.

Według prawników UWL (Ustawa o własności lokali) jest bardzo ogólna i ułomna, jest w niej wiele luk, które wykorzystują nieuczciwi zarządcy, dla własnych interesów lub aby się czasem nie przepracować. Przykład: uchwała poddana pod głosowanie na spotkaniu rocznym, gdzie głosy 60% obecnych rozłożą się w stosunku 45% do 15%. Jeśli zarząd/zarządca poczuwa się do roli jaką pełni, będzie chciał kontynuować głosowanie w trybie indywidualnego głosowania, aby dać możliwość wszystkim właścicielom wypowiedzenia się w sprawie uchwały.Szczególnie w nowych wspólnotach, przy zarządach powierzonych narzuconych przez deweloperów , często nie kontynuuje się takiego głosowania, nawet jak właściciele zgłaszają taki wniosek, ponieważ ustawa nie nakłada takiego obowiązku na zarząd/zarządcę. Dla takich zarządów/zarządcy „może” nie oznacza „musi”. Dla zarządu/zarządcy z powołania oczywistym jest, że sytuacja pokazuje, że „należałoby” kontynuować to głosowanie w trybie indywidualnego głosowania dla dobra wspólnoty.

Okłamywanie zarządu/właścicieli lokali co do podejmowanych działań i celów.

Wielu nieuczciwych zarządców potrafi przez długi okres udawać, że pracuje i tylko informować zarząd o działaniach, które faktycznie nie są przez niego podejmowane. Zarządy/właściciele powinny od czasu do czasu weryfikować dokumentacje czy żądać potwierdzeń wysyłanych pism, maili, wezwań, sprawozdań, deklaracji, itp.

Wiele zarządców powiązanych z deweloperem (umowami, konotacjami rodzinnymi, układami biznesowymi), realizuje w nowych budynkach tzw. niskokosztowy sposób zarzadzania nieruchomością, który tylko z pozoru jest korzystny dla właścicieli. Polega to na tym, że na początek proponuje się właścicielom stosunkowo niskie zaliczki – właściciele są zadowoleni a nie wiedzą, że deweloper ma w tym interes, bo nie sprzedał wszystkich lokali i dzięki temu jego koszty są także niskie. Gdy ten wyprzedaje lokale, zarządca informuje o koniecznych dopłatach i podwyżkach. Bolączką układów między deweloperem a zarządcą jest także fakt, że właściciele lokali mają zazwyczaj problem z wyegzekwowaniem napraw poważnych usterek i wad budynków. Zwykle w takich sytuacjach zarządca, który powinien dbać o interesy właścicieli, nie podejmuje skutecznych działań w tym kierunku.

Niewywiązywanie się z zakresu usług, który reguluje umowa o zarządzanie

Warto zweryfikować, czy zarządca zawarł w umowie zakres usług, który był w ofercie a następnie czy wszystkiewymienione usługi są dostępne (np. pogotowie techniczne 24h, kompleksowe usługi księgowe, panel informacyjny online, itp.). Niektórzy nieuczciwi zarządcy pobierają dodatkowe opłaty za te usługi, które wcześniej deklarowali, że będą w pakiecie usług i wchodzą w skład ceny za zarządzanie.

Złe gospodarowanie środkami finansowymi, brak windykacji

Zdarza się, że wspólnota mieszkaniowa nie ma żadnych oszczędności a fundusz remontowy świeci pustkami. Okazuje się bowiem, że pieniądze przepadają na materiały i usługi, które nie są uzasadnione. Czasem opłaty są niedoszacowane, nie ma historii oszczędności na funduszu remontowym, a to prowadzi do utraty płynności finansowej Wspólnoty a w sytuacjach nagłych uniemożliwia wzięcie kredytu (np. na remont dachu).

Innym aspektem „pustej kasy wspólnoty” może być nieskuteczna windykacja czy też brak jakiejkolwiek windykacji. Pamiętajmy, że zadłużenia członków wspólnoty ulegają przedawnieniu, a koszty utrzymania nieruchomości rosną.

Tworzenie nieczytelnych sprawozdań

Wielu nieuczciwych zarządców w sposób nieczytelny tworzy sprawozdania finansowe. Pozwala to im ukryć jakie są rzeczywiste koszty i kondycja wspólnoty. Najczęściej objawia się to brakiem pokazania sald i środków na koncie wspólnoty czy środków zgromadzonych na funduszu remontowym oraz nie pokazywania konkretnych kosztów, a używania pojęć ogólnikowych i zbijania kilku kosztów w jedną pozycję, aby na przykład ukryć faktyczny koszt za zarządzanie.

Brak kompetencji i zainteresowania problemami wspólnoty.

Brak wymaganej wiedzy, brak licencji, brak wykupionego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania. Zarządca musi mieć wiedzę z wielu dziedzin, m.in. między innymi budownictwa, prawa, ekonomii, rachunkowości i finansów, podatków, gospodarki przestrzennej, ubezpieczeń i z psychologii, ponieważ jest to praca z ludźmi. Ponadto zarządca nieruchomości powinien przeprowadzać inspekcje nieruchomości, którą zarządza, znać jej stan techniczny i w miarę możliwości szybko rozwiązać problem – techniczny lub prawny.

Zgodnie z polskim prawem, wspólnota nie ma obowiązku powierzania zarządzania nieruchomością zewnętrznej firmie. Praktyka pokazuje jednak, że we wspólnotach, których członkowie radzą sobie na własną rękę, w końcu jednak umowa o zarząd nieruchomością jest podpisywana. Okazuje się bowiem, że zarządzanie nieruchomością to skomplikowane zagadnienie – wymagające nie tylko czasu, ale wiedzy oraz narzędzi i struktur organizacyjnych.

We wspólnotach mieszkaniowych, to właściciele nieruchomości (większością ponad 50% udziałów) decydują kto i w jaki sposób będzie zarządzał ich nieruchomością wspólną. Ze swej strony rekomendujemy odpowiedzialne Zarządy Właścicielskie przy wsparciu profesjonalnych, uczciwych Zarządców Nieruchomości. To układ, gdzie przedstawiciele właścicieli (wybrani przez ogół właścicieli) współpracują z ekspertami z dziedziny zarządzania nieruchomości. Dzięki temu finanse wspólnoty są pod stałą kontrolą właścicieli a o  nieruchomość dba grupa profesjonalistów.